W jaki sposób dokonuje się zgłoszeń naruszenia ochrony danych osobowych?

Zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych to obowiązek, który leży po stronie administratora danych. Sposób postępowania przy takich zdarzeniach jest jasno określony i czasochłonność każdego etapu ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa osób, których dane dotyczą.

Obowiązek zgłoszenia i terminy

Administrator danych osobowych zobowiązany jest do zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 72 godzin od stwierdzenia naruszenia. Przekroczenie tego terminu wymaga szczegółowego wyjaśnienia przyczyn zwłoki. Termin rozpoczyna się w momencie uzyskania wiedzy o naruszeniu, a nie jego wystąpienia, co implikuje konieczność stałej czujności administratora nad systemami przetwarzania danych.

Podmiot przetwarzający, jeżeli stwierdzi naruszenie ochrony danych, ma obowiązek bezzwłocznie poinformować o tym administratora. Obowiązek ten aktualizuje się w każdej sytuacji, niezależnie od oceny potencjalnych skutków naruszenia.

Kryteria wymagające zgłoszenia

Zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych jest wymagane, gdy istnieje choćby prawdopodobieństwo ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Jeśli po przeprowadzonej analizie administrator uzna, że naruszenie nie wiąże się z takim ryzykiem, nie ma obowiązku zgłaszania go organowi nadzorczemu. Decyzja ta musi być jednak poparta staranną oceną okoliczności i dokumentacją procesu decyzyjnego.

Etapy procesu zgłoszenia naruszenia

Proces postępowania obejmuje kilka istotnych kroków. Najpierw należy jednocześnie zidentyfikować i ocenić incydent pod kątem skutków dla osób, których dane dotyczą. Ocena ta determinuje dalsze działania, w szczególności w zakresie obowiązku zgłoszenia naruszenia.

Jeśli zgłoszenie jest wymagane, konieczne staje się przygotowanie zgłoszenia zawierającego wszystkie elementy wymagane przez prawo. Następnie zgłoszenie należy niezwłocznie przekazać do organu nadzorczego, najczęściej drogą elektroniczną, przy pomocy dedykowanego formularza na platformie biznes.gov.pl.

Elementy zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych

Każde zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych musi prezentować komplet informacji dotyczących sytuacji. Kluczowe elementy zgłoszenia to przede wszystkim opis charakteru naruszenia, który powinien zawierać zakres, istotę oraz okoliczności incydentu.

Dodatkowo należy wskazać kategorie i liczbę osób, których dane dotyczą, a także ilość wpisów danych osobowych objętych naruszeniem. Ważne jest uwzględnienie wykazanych lub przewidywanych konsekwencji zdarzenia, aby organ nadzorczy uzyskał pełen obraz możliwego wpływu na osoby fizyczne.

Wskazanie środków zaradczych, które już zostały wdrożone oraz tych planowanych na przyszłość, pozwala organowi ocenić skuteczność podjętych działań naprawczych. W zgłoszeniu muszą znaleźć się również dokładne dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych lub innej upoważnionej osoby, z którą organ będzie mógł się skontaktować.

W przypadku gdy zgłoszenie następuje po 72 godzinach od stwierdzenia incydentu, administrator zobowiązany jest do wskazania przyczyn opóźnienia oraz uzasadnienia, dlaczego nie udało się dopełnić obowiązku w wymaganym terminie.

Składanie zgłoszenia elektronicznie

Obecnie zgłoszenie naruszenia może być priorytetowo złożone elektronicznie, co przyspiesza proces i umożliwia natychmiastowe przekazanie informacji do organu nadzorczego. Jest to najwygodniejsze rozwiązanie, umożliwiające szybkie i bezpieczne wykonanie niezbędnych czynności formalnych.

Dedykowany formularz dostępny na platformie biznes.gov.pl pozwala na kompleksowe wypełnienie wszystkich rubryk oraz załączenie wymaganych informacji niezbędnych do rzetelnej oceny incydentu przez organ nadzorczy.

Rola administratora i współpraca z organem nadzorczym

Administrator podczas całego procesu pozostaje odpowiedzialny za kontakt z organem nadzorczym. Współpraca polega na udostępnieniu wszelkich wymaganych danych, przekazywaniu uzupełniających informacji oraz podejmowaniu niezbędnych działań zgodnie z wytycznymi organu.

Stały kontakt oraz gotowość do uzupełniania danych gwarantuje sprawniejsze postępowanie wyjaśniające. Administrator ma też obowiązek prowadzenia pełnej dokumentacji, która poświadczy rzetelność analizy ryzyka, podjętych działań oraz wyjaśni ewentualne opóźnienia lub odstąpienia od obowiązku zgłoszenia.

Podsumowanie wymaganych działań w przypadku naruszenia

Procedura zgłoszenia naruszenia ochrony danych osobowych obejmuje identyfikację i dokładną analizę incydentu, ocenę skali ryzyka dla osób fizycznych, przygotowanie pełnego zgłoszenia oraz sprawne przekazanie go organowi nadzorczemu w wymaganym terminie, najlepiej drogą elektroniczną. Każde zgłoszenie musi być kompletne, zawierać wszystkie wymagane informacje oraz opisywać zarówno incydent, jak i działania naprawcze.

Konieczność terminowego oraz szczegółowego zgłaszania naruszeń ma ścisły związek z ochroną praw osób fizycznych i budowaniem zaufania do podmiotu przetwarzającego dane. Administracja powinna wykazywać gotowość do współpracy z organem nadzorczym i transparentność w zakresie zarządzania incydentami naruszenia danych osobowych.