Transport na potrzeby własne czy potrzebna licencja?

Transport na potrzeby własne jest jednym z najistotniejszych zagadnień dla przedsiębiorców wykorzystujących pojazdy w ramach prowadzenia działalności gospodarczej. Istnieją jasne regulacje, które precyzyjnie określają kiedy taki przewóz wymaga dodatkowych uprawnień, a kiedy nie jest potrzebna licencja transportowa. Odpowiednie zrozumienie przepisów pozwala uniknąć kosztownych konsekwencji podczas kontroli drogowej oraz właściwie przygotować się do realizacji przewozów w firmie.

Czym jest transport na potrzeby własne?

Przewóz na potrzeby własne to niezarobkowy przewóz drogowy rzeczy lub osób wykonywany przez przedsiębiorcę jako czynność pomocniczą do jego głównej działalności gospodarczej, pod warunkiem że nie jest to działalność transportowa i przejazdy odbywają się nieodpłatnie, krajowo lub międzynarodowo [1][3][4][6]. Każdy taki przejazd, niezależnie od tego czy pojazd jest załadowany czy nie, z pasażerami lub bez, podlega rygorom określonym w art. 4 ustawy o transporcie drogowym, jeśli łącznie spełnione są wszystkie ustawowe warunki [1][4][6][7].

W odróżnieniu od przewozu zarobkowego, w przewozach na potrzeby własne niedozwolone jest wykonywanie usług transportowych na rzecz osób trzecich oraz brak jest jakiejkolwiek opłaty transportowej w fakturze [1][4]. Warto zaznaczyć, że pojęcie transportu na potrzeby własne obejmuje również niehandlowy przewóz rzeczy prowadzony przez osoby fizyczne na własny rachunek, bez związku z działalnością zawodową i bez celu zarobkowego [1].

Kiedy nie jest potrzebna licencja?

Dla przewozu na potrzeby własne nie jest wymagana licencja transportowa pod warunkiem, że są spełnione wszystkie wyznaczone przepisami kryteria. Przewóz musi być całkowicie nieodpłatny, wykonywany środkami transportu będącymi w dyspozycji przedsiębiorcy (własność lub leasing) oraz musi dotyczyć rzeczy lub osób należących do przedsiębiorcy [1][3][4][5][6].

Wyjątki dotyczą określonych sytuacji:

• Pojazdy do 3,5 t DMC – nie wymagają żadnych zezwoleń, dokumentów ani zaświadczeń do przewozu rzeczy [3][5].
• Niezarobkowy przewóz osób – do 9 osób (wraz z kierowcą) pojazdami osobowymi nie wymaga dodatkowej dokumentacji [3].
• Rolnicy oraz firmy świadczące usługi pocztowe – zwolnieni są z dodatkowych obowiązków przewozowych i mogą wykonywać przewozy we własnym zakresie bez dokumentów specjalnych [3][5].

Wszystkie przypadki korzystające z wyjątków wymagają jednak, by pojazdy i ładunek należały do firmy oraz przewóz był wykonywany przez przedsiębiorcę lub jego pracownika [3][4][5].

Kiedy wymagane jest zaświadczenie?

Dla pojazdów (lub zespołów pojazdów) o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 t w przewozie na potrzeby własne, konieczne jest uzyskanie zaświadczenia o zgłoszeniu przewozu na potrzeby własne. Dokument wydaje właściwy starosta (zgodnie z siedzibą przedsiębiorcy) na czas nieokreślony [1][2].

W przypadku przewozów międzynarodowych mogą być wymagane dodatkowe zezwolenia wynikające z umów międzynarodowych, których obowiązek uzyskania ustalany jest przez regulacje bilateralne Polski z danym krajem [1][2].

Brak możliwości „swobodnego oświadczenia” podczas kontroli oznacza, że przewoźnik musi mieć przy sobie wymagane dokumenty – zgłoszenie lub zezwolenie jest niezbędne i podlega ścisłej kontroli [1][2].

Kluczowe warunki legalności przewozu na potrzeby własne

Dla spełnienia wszystkich wymogów przewozu na potrzeby własne, należy łącznie zapewnić następujące komponenty [1][3][4]:

• Pojazd samochodowy musi być dysponowany przez przedsiębiorcę (jego własność lub leasing/umowa najmu).
• Ładunek lub osoby muszą być własnością przedsiębiorcy lub realizować jego potrzeby.
• Kierowca to właściciel pojazdu lub jego pracownik, nie wolno korzystać z osób trzecich jako usługodawców.
• Przewóz nie może być odpłatny – wszystkie opłaty za transport są niedozwolone.
• Przewóz jest pomocniczy względem podstawowej działalności firmy – działalność transportowa nie może być główną [1][4].

Niespełnienie któregokolwiek z powyższych kryteriów powoduje automatyczne uznanie przewozu za zarobkowy i konieczność uzyskania stosownej licencji transportowej [1][4][5].

Odpowiedzialność i obowiązki kontrolne

W przypadku kontroli drogowej przedsiębiorca zobowiązany jest wykazać, że przewóz faktycznie spełnia wszystkie przewidziane przepisami warunki przewozu na potrzeby własne [1][2]. W praktyce oznacza to posiadanie odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej tytuł własności pojazdu, związek ładunku z działalnością główną firmy oraz stosownych zaświadczeń lub zezwoleń, jeżeli wymagane są przez masę pojazdu bądź charakter przewozu (np. międzynarodowy) [1][2]. Brak licencji jako takiej nie zwalnia z innych obowiązków dokumentacyjnych, jeśli przekroczone są graniczne parametry techniczne pojazdu lub zakres prowadzonych działań [1][2][5].

Źródła:

• [1] https://www.gov.pl/web/gitd/potrzeby-wlasne-a-niehandlowe
• [2] https://www.ocrk.pl/wp-content/uploads/2015/04/Przewozy-na-potrzeby-wlasne-E.Nagrodzki-TSL-7_2015.pdf
• [3] https://star.edu.pl/przewoz-na-potrzeby-wlasne
• [4] https://abc-szkolenia.com/niezarobkowy-przewoz-drogowy/
• [5] https://amg-trans.eu/blog/definicje-i-przepisy-prawne-transport-zarobkowy-vs-przewoz-na-potrzeby-wlasne/
• [6] https://witd.lublin.pl/podstawowe-definicje/
• [7] https://witd.kielce.pl/podstawowe-definicje/