Gdzie zgłosić naruszenie ochrony danych osobowych według RODO?

W dobie cyfryzacji ochrona danych osobowych stała się jednym z kluczowych elementów funkcjonowania firm i instytucji. W ramach RODO obowiązuje konieczność zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych, co pozwala na skuteczne reagowanie i minimalizowanie skutków ewentualnych incydentów. Gdzie zgłosić naruszenie ochrony danych osobowych według RODO? – to pytanie, które wielu administratorów danych musi sobie zadawać, by działać zgodnie z przepisami. Poniższy artykuł szeroko analizuje ten temat, uwzględniając obowiązujące przepisy, proces zgłaszania oraz obowiązki związane z tym procesem.

Definicja naruszenia ochrony danych osobowych i obowiązki związane z jego zgłaszaniem

Podstawą prawidłowego zgłoszenia naruszenia jest zrozumienie, czym właściwie jest naruszenie ochrony danych osobowych według RODO. Art. 4 pkt 12 RODO definiuje je jako każde zdarzenie, które narusza bezpieczeństwo danych, prowadząc do ich utraty, ujawnienia, modyfikacji lub nieuprawnionego dostępu [1].

Obowiązek zgłoszenia taki spoczywa na administratorze danych, który musi uczynić to w ciągu 72 godzin od momentu wykrycia naruszenia, chyba że istnieje podstawy do uzasadnionego opóźnienia, które musi zostać wyjaśnione [3][4]. To oznacza, że każde naruszenie, niezależnie od jego rozmiaru czy skutków, wymaga zgłoszenia, a brak tego obowiązku może zakończyć się wysokimi karami [4].

Jak wygląda proces zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych?

Kluczowym elementem jest poprawne i terminowe zgłoszenie do organu nadzorczego. Proces ten zaczyna się od zidentyfikowania naruszenia – to pierwsza i najważniejsza faza, bo bez potwierdzenia naruszenia nie można przejść do kolejnych kroków [5].

Następnie konieczne jest zebranie szczegółowych informacji o zdarzeniu. W toku działań należy zgromadzić wszelkie dane dotyczące incydentu, takie jak okoliczności, rodzaj naruszenia, dane osobowe, które zostały dotknięte oraz potencjalne zagrożenia wynikające z naruszenia [5].

Wiodącym narzędziem jest wypełnienie specjalnego formularza zgłoszeniowego dostępnego na platformie biznes.gov.pl lub w formie tradycyjnej pocztą, co jest dopuszczalne w przypadku, gdy nie ma możliwości skorzystania z platformy elektronicznej. Formularz musi spełniać wymogi formalne wskazane przez organ nadzorczy, a wypełnienie go powinno być zgodne z wytycznymi, aby zminimalizować ryzyko odrzucenia zgłoszenia [2][5].

Właściwy organ nadzorczy i zasady transgranicznego zgłaszania naruszeń

W przypadku naruszeń, które dotyczą danych transgranicznych lub mają miejsce na terenie różnych państw członkowskich UE, właściwość organu nadzorczego może się różnić. Zasadniczo, organem wiodącym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) w Polsce, który pełni funkcję głównego organu nadzorczego w przypadku naruszeń mających miejsce na terytorium Polski [1].

W sytuacji naruszeń transgranicznych, organ nadzorczy może współdziałać z innymi europejskimi organami, w zależności od jurysdykcji czy miejsca przetwarzania danych. W takich przypadkach odpowiedni jest właśnie mechanizm współpracy międzyorganowej, który ma na celu zapewnienie skutecznego zgłaszania i ochrony danych [1].

Często to od szczegółów naruszenia i jurysdykcji zależy, czy zgłoszenie dokonuje się do polskiego organu nadzorczego czy też do innego europejskiego organu. Jednak w każdym przypadku obowiązkiem jest niezwłoczne poinformowanie właściwego organu o zaistniałym incydencie [1].

Podsumowanie i kluczowe aspekty zgłaszania naruszeń

Podsumowując, zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych według RODO wymaga szybkości, rzetelności i zgodności z obowiązującymi procedurami. Należy pamiętać, że obowiązek zgłoszenia spoczywa na administratorze, a naruszenie musi być zgłoszone w ciągu 72 godzin od wykrycia [3].

Przygotowanie kompletnej dokumentacji i właściwe wypełnienie formularza jest kluczowe, aby unikać kar i zapewnić skuteczną ochronę danych. W sytuacji transgranicznych naruszeń, konieczne jest współdziałanie z odpowiednimi organami europejskimi, aby zapewnić skuteczność działań. Rozpoznanie właściwego organu nadzorczego i wiedza o prawidłowym procesie zgłoszenia to podstawowe elementy zgodnego z prawem postępowania [1].

Źródła:

• [1] https://uodo.gov.pl/pl/492/2278
• [2] https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou889
• [3] https://gdpr.pl/baza-wiedzy/akty-prawne/interaktywny-tekst-gdpr/artykul-33-zglaszanie-naruszenia-ochrony-danych-osobowych
• [4] https://kalinowska-maksim.pl/jak-i-kiedy-zglosic-naruszenie-rodo-w-firmie-jakie-kary-groza-za-naruszenie-rodo/
• [5] https://m3mcom.pl/magazyn/gdzie-mozna-zglosic-naruszenie-rodo