Do kogo należy zgłosić naruszenie danych osobowych?

Zgłoszenie naruszenia danych osobowych to kluczowy obowiązek każdego administratora danych, który pozwala chronić prywatność osób fizycznych oraz zapewnia zgodność z wymogami RODO. W artykule wyjaśniamy, do kogo dokładnie należy zgłosić naruszenie ochrony danych osobowych, jakie informacje powinno zawierać zgłoszenie, oraz jakie są terminy i procedury obowiązujące w Polsce.

Do kogo zgłosić naruszenie danych osobowych?

Naruszenie ochrony danych osobowych należy zgłosić do właściwego organu nadzorczego, który jest odpowiedzialny za egzekwowanie przepisów dotyczących ochrony danych. W Polsce takim organem jest Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) [1][2].

Administrator danych ma obowiązek niezwłocznego powiadomienia UODO o każdym naruszeniu bezpieczeństwa danych, które może skutkować ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą. W celu złożenia zgłoszenia można skorzystać z platform internetowych, takich jak biznes.gov.pl lub ePUAP, albo bezpośrednio odwiedzić stronę UODO, gdzie dostępne są odpowiednie formularze i informacje dotyczące procedury [1][2].

Jakie informacje powinno zawierać zgłoszenie naruszenia danych?

Każde zgłoszenie naruszenia danych osobowych musi zawierać precyzyjne i szczegółowe informacje, które umożliwiają organowi skuteczną reakcję. Po pierwsze, konieczny jest opis charakteru naruszenia – chodzi o wskazanie, na czym polegało zdarzenie, czy doszło do nieuprawnionego dostępu, utraty danych, czy innego rodzaju naruszenia [3].

Dodatkowo, zgłoszenie powinno zawierać informacje dotyczące kategorię i liczbę osób, których dane dotyczą, co pozwala określić skalę zagrożenia. Istotne są również skutki naruszenia i ryzyko dla praw i wolności podmiotów danych [3].

Niezbędnym elementem jest podanie środków zaradczych podjętych przez administratora, które mają służyć ograniczeniu negatywnych skutków naruszenia i zapobieżeniu kolejnym incydentom. W zgłoszeniu trzeba również uwzględnić dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych (IOD) lub innego punktu kontaktowego odpowiedzialnego za sprawy związane z danymi osobowymi [3].

Terminy i procedura zgłaszania naruszenia

Zgodnie z obowiązującymi przepisami RODO, zgłoszenie naruszenia ochrony danych osobowych musi nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia [2]. W praktyce oznacza to, że administrator danych powinien niezwłocznie zareagować po wykryciu incydentu.

W przypadku, gdy zgłoszenie nie jest możliwe w ciągu ww. 72 godzin, konieczne jest dołączenie do zawiadomienia uzasadnienia opóźnienia, czyli szczegółowego wyjaśnienia przyczyn zwłoki [2].

Cały proces zgłaszania składa się z kilku kroków. Najpierw administrator musi zidentyfikować naruszenie i określić jego charakter, następnie zebrać wszystkie potrzebne dane, wypełnić stosowny formularz zgłoszeniowy, a na końcu dokonać przekazania zgłoszenia do UODO [1].

Definicja naruszenia danych osobowych

Nie każda sytuacja wymaga zgłoszenia naruszenia. RODO definiuje naruszenie ochrony danych osobowych jako każde niezgodne z prawem lub przypadkowe zniszczenie, utratę, zmianę, nieuprawnione ujawnienie lub dostęp do danych osobowych [3].

To oznacza, że jeśli dochodzi do naruszenia poufności, integralności lub dostępności danych, bez względu na to, czy było ono celowe, czy przypadkowe, istnieje obowiązek oceny stopnia ryzyka i, jeśli ryzyko to jest istotne, zgłoszenia do UODO [3].

Odpowiedzialność administratora danych

Administrator danych osobowych jest odpowiedzialny za właściwe prowadzenie procedur związanych z naruszeniami. Obejmuje to zarówno ocenę incydentu, jak i zgłaszanie go do organu nadzorczego wraz z kompletnymi informacjami. Administrator musi także zapewnić środki zapobiegawcze, które minimalizują ryzyko oraz negatywne skutki naruszenia [2][3].

W przypadku opóźnienia w zgłoszeniu, to administrator ma obowiązek przedstawić wyjaśnienia dotyczące przyczyn opóźnienia. Takie działanie jest niezbędne, aby utrzymać transparentność oraz budować zaufanie zarówno wobec organu nadzorczego, jak i osób, których dane dotyczą [2].

Podsumowanie

Do kogo należy zgłosić naruszenie danych osobowych? – odpowiedź brzmi: do odpowiedniego organu nadzorczego, którym w Polsce jest Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) [1][2].

Zgłoszenie naruszenia musi nastąpić w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia i zawierać szczegółowy opis incydentu, liczbę i kategorię poszkodowanych osób, środki zaradcze oraz dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych [2][3].

Wszystkie te czynności stanowią fundament przestrzegania przepisów RODO i ochrony prywatności obywateli w przypadku incydentów związanych z danymi osobowymi.

Źródła:

1. https://m3mcom.pl/magazyn/gdzie-mozna-zglosic-naruszenie-rodo [1]
2. https://gdpr.pl/baza-wiedzy/akty-prawne/interaktywny-tekst-gdpr/artykul-33-zglaszanie-naruszenia-ochrony-danych-osobowych-organowi-nadzorczemu [2]
3. https://lexdigital.pl/zgloszenie-naruszenia-danych-osobowych [3]