Transport na potrzeby własne to niezarobkowa działalność przewozowa realizowana przez przedsiębiorcę lub jego pracowników, związana bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą i niegenerująca przychodu z tytułu przewozu. Do jej legalnego wykonywania niezbędne są określone dokumenty, w szczególności zaświadczenie potwierdzające zgłoszenie przewozów drogowych na potrzeby własne. Istnieją jednak wyjątki dla lekkich pojazdów i przewozu niewielkiej liczby osób. Poniżej szczegółowo omawiamy wszystkie wymagane dokumenty, procedurę uzyskania uprawnień oraz warunki formalne przewozu na potrzeby firmy.
Czym jest transport na potrzeby własne?
Transport na potrzeby własne oznacza niezarobkowy przewóz osób lub rzeczy realizowany przez przedsiębiorcę pomocniczo w stosunku do głównej działalności jego firmy. Przewóz taki polega na używaniu pojazdów przez przedsiębiorcę lub jego pracowników, przy transporcie towarów będących własnością przedsiębiorstwa, bądź przez nie kupionych, sprzedanych, wynajętych, przetworzonych lub wyprodukowanych. Nie jest to przewóz w ramach działalności usług turystycznych ani działalności, której główny cel stanowi zarobek z przewozów[1][3][6].
Ważnym wymogiem jest, aby cel takiego transportu był ściśle powiązany z właściwą działalnością firmy. Każdy przewóz musi mieć charakter niezarobkowy, a pojazdy wykorzystywane mogą należeć bezpośrednio do przedsiębiorcy lub być przez niego np. wynajmowane z odpowiednim tytułem prawnym[1][3][6].
Wymagane dokumenty do wykonywania transportu na potrzeby własne
Najważniejszym dokumentem uprawniającym do realizacji transportu na potrzeby własne jest zaświadczenie potwierdzające zgłoszenie przewozów drogowych na potrzeby własne. Zaświadczenie powinno zawierać dane przedsiębiorcy, jego identyfikatory rejestrowe (NIP, KRS), opis rodzaju przewożonych towarów, przewidywaną liczbę oraz rodzaj wykorzystywanych pojazdów. Dokument ten potwierdza rodzaj prowadzonego przewozu, jego zakres, a także zabezpiecza kontrolę zgodności działalności z przepisami prawa[2].
Dodatkowym wymogiem jest posiadanie przez przedsiębiorcę tytułu prawnego do wszystkich wykorzystywanych pojazdów. Pojazdy do wykonywania przewozów mogą być zarejestrowane na firmę, wynajęte lub leasingowane. Ich wykorzystanie powinno być powiązane z przewozem towarów lub pracowników przedsiębiorstwa, a nie z jakąkolwiek działalnością usługową na rzecz osób trzecich[1][3].
W przypadku międzynarodowych przewozów na potrzeby własne poza wymienionymi dokumentami konieczne może być spełnienie wymagań wynikających z przepisów państw przez które odbywa się transport[4][5].
Kiedy zaświadczenie nie jest wymagane?
Polskie przepisy przewidują kilka ważnych wyjątków, gdy zaświadczenie zgłoszenia przewozów na potrzeby własne nie jest obowiązkowe. Dotyczy to przede wszystkim transportu przeprowadzanego pojazdami o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony oraz przewozu osób, w przypadku gdy liczba przewożonych osób nie przekracza 9, łącznie z kierowcą. Zwolnione z tego mogą być również przewozy wykonywane w ramach świadczenia usług pocztowych[2].
Nie jest także wymagane zgłoszenie, gdy realizowany przewóz ma charakter nieusługowy, nie prowadzi do uzyskania przychodów i nie jest elementem działalności w sektorze turystycznym, jak również usług transportowych dla osób trzecich[2][3].
Procedura uzyskania zaświadczenia i warunki formalne
Aby legalnie prowadzić transport na potrzeby własne, przedsiębiorca musi złożyć stosowny wniosek do właściwego organu administracji. We wniosku należy precyzyjnie opisać przewidywany rodzaj oraz zakres przewozu, a także wykazać powiązanie tego przewozu z podstawową działalnością firmy. Po złożeniu dokumentów i pozytywnym rozpatrzeniu zgłoszenia wydawane jest zaświadczenie potwierdzające możliwość prowadzenia transportu na potrzeby własne[2].
Podstawowe warunki formalne to: posiadanie tytułu prawnego do pojazdów, wykorzystywanie ich do celów własnych przedsiębiorstwa oraz transport towarów lub osób zatrudnionych lub związanych z przedsiębiorstwem, z wyłączeniem przewozów dla osób trzecich za wynagrodzeniem[1][3].
Dokumenty, które należy posiadać w trakcie kontroli, muszą określać dokładnie rodzaj przewożonych rzeczy, cel przewozu, a także liczbę i rodzaj pojeźdź. Ich poprawność i aktualność podlega weryfikacji przez uprawnione służby[2].
Transport na potrzeby własne a transport zarobkowy
Kluczową różnicą między transportem na potrzeby własne a transportem zarobkowym jest brak generowania przychodu z tytułu przewozu w ramach pierwszego z nich. Wszelkie przewozy wykonywane jako działalność główna lub na zlecenie osób trzecich należy traktować jako transport zarobkowy, wymagający odrębnych uprawnień i zezwoleń[6].
Przewóz na potrzeby własne zawsze musi łączyć się z działalnością przedsiębiorstwa i służyć wyłącznie jego interesom – czy będzie to przewóz towarów, materiałów, maszyn czy pracowników na związane z firmą potrzeby. Transport zarobkowy natomiast realizowany jest odpłatnie, zwykle na zlecenie klientów i podlega znacznie bardziej rygorystycznym wymaganiom licencyjnym[6].
Podsumowanie najważniejszych wymagań dokumentacyjnych
- Obowiązkowe zaświadczenie potwierdzające zgłoszenie przewozów na potrzeby własne dla pojazdów powyżej 3,5 t DMC lub transportu większej liczby osób
- Dokładne wskazanie przedsiębiorcy, rodzaju i zakresu przewozu oraz liczby i typu pojazdów we wszystkich dokumentach
- Wyjątki dla pojazdów lekkich oraz przewozu do 9 osób łącznie z kierowcą
- Wykorzystywanie przewozu wyłącznie na potrzeby firmy – nie na działalność zarobkową czy usługową wobec innych podmiotów
- Dokumentacja powinna być zawsze aktualna i dostępna do wglądu podczas kontroli
Źródła:
- [1] https://abc-szkolenia.com/niezarobkowy-przewoz-drogowy/
- [2] https://www.timocom.pl/blog/przewoz-na-potrzeby-wlasne-a-licencja-transportowa-464816
- [3] https://www.gov.pl/web/gitd/potrzeby-wlasne-a-niehandlowe
- [4] https://witd.kielce.pl/podstawowe-definicje/
- [5] https://witd.lublin.pl/podstawowe-definicje/
- [6] https://amg-trans.eu/blog/definicje-i-przepisy-prawne-transport-zarobkowy-vs-przewoz-na-potrzeby-wlasne/
Portal e-agfa.pl to nowoczesna platforma internetowa łącząca różnorodność tematyczną z wysoką jakością treści. Dostarczamy sprawdzone informacje i inspirujące artykuły z dziedzin takich jak biznes, lifestyle, technologia, zdrowie i wiele innych. Naszą misją jest tworzenie przestrzeni, gdzie rzetelna wiedza spotyka się z przystępną formą przekazu, a każdy czytelnik znajduje wartościowe treści dla siebie.